Ein Mitgliedsausweis, der verbindet

Veröffentlicht 03/07/2014
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Das kommunale Jugendzentrum von Bois d‘Arcy schafft Verbindungen: Von Graffiti über Musik bis zu einem ganzen Fundus von Gesellschafts- und anderen Spielen wird den Mitgliedern hier eine große Vielfalt an Aktivitäten geboten. Dieser Ort ist kein bloßer Jugendtreff, sondern das Zuhause einer Gemeinschaft! Als greifbares Zeichen dieser Verbindung und zur Vereinfachung des Verwaltungsaufwands hat diese Jugendeinrichtung für ihre 250 Jahresmitglieder eine Ausweiskarte erstellt. Neben der klassischen Funktion als Mitgliedsausweis dient sie den Jugendlichen als Zeichen ihrer Vereinszugehörigkeit. Organisatorisch gewährleistet die Mitgliederverwaltung und Ausweiserstellung mit der Kartendesign-Software (Evolis Badge Studio), dass die Dokumente stets auf dem neuesten Stand sind.

  • Warum wurde ein Kartendrucker angeschafft?
  • Wofür werden die Karten verwendet?
  • Was hat es ihnen gebracht?

 

Warum wurde ein Kartendrucker angeschafft?


Für diese staatliche Einrichtung war die Anschaffung eines Kartendruckers erforderlich, um die Verwaltung zu vereinfachen. Bis dahin hatte man Papierkarten und umständlich zu aktualisierende Dateien verwendet. Hierdurch ließen sich Veränderungen im Mitgliederbestand, ob im Jahresverlauf oder über mehrere Jahre, nur schwer nachverfolgen. Seit der Erfassung aller Mitglieder in einer gemeinsamen Excel-Datei ist immer aktuell bekannt, wer die Jugendlichen sind und für welche Aktivitäten sie sich angemeldet haben.

 

Wofür werden die Karten verwendet?


Der Mitgliedsausweis dient den Jugendlichen als Bescheinigung Ihrer Teilnahme an den öffentlichen Betreuungsangeboten. Gegen Vorlage des Ausweises können sich die Jugendlichen für die verschiedenen Aktivitäten der Einrichtung einschreiben. Bei Ausflügen und Exkursionen kann nur mitmachen, wer einen Ausweis dabei hat Die Betreuer wiederum können die Anmeldung des Jugendlichen und die Aktualität seiner erfassten Daten (Gesundheitsbescheinigung, Lichtbild, Einschreibung usw.) überprüfen. Bei 250 bis 300 registrierten Mitgliedern ist es für die Veranstalter manchmal schwierig, sich alle Gesichter zu merken, und mit der Ausweiskarte können sie sich mit einem Blick vergewissern, dass ein Jugendlicher Mitglied der Einrichtung und seine Anmeldung gültig ist.

 

Was hat es ihnen gebracht?


Dieses System ermöglicht es, die Ausweiskarten aller Jugendlichen über eine Excel-Datei mit wenigen Mausklicks zu verwalten. Die Betreuer tragen Namen und Vornamen des Jugendlichen ein, fügen sein Foto hinzu und wählen jedes Jahr ein neues Kartendesign: So lassen sich die Mitglieder spielend leicht identifizieren.

 

„Da die Karte außerdem robust und laminiert ist, wirkt sie als echtes Zeichen der Zugehörigkeit zur Einrichtung; die Jugendlichen heben ihren Ausweis jetzt jedes Jahr auf, und ich bin überzeugt, dass diesen Kids das Herz aufgehen wird, wenn sie in 5 Jahren irgendwo ihre alten Vereinsausweise wieder ausgraben!“, freut sich Y. Lamothe.

 

MEHR INFOS ZU BADGY

 

Y. Lamothe, Leiter der kommunalen Jugendarbeit der Gemeinde Bois d‘Arcy, erklärt in diesem Video, welche Überlegungen der Kartenerstellung zugrunde lagen und wie diese umgesetzt wurde.

 

 

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